« La première impression est toujours la bonne » et dans le cadre d’une entreprise, cela n’en est pas moins vrai. En effet, le contact client reflète l’entreprise et ses valeurs. Il faut que la personne à l’autre bout du fil soit agréable et sache répondre aux attentes du client.
Il est donc indispensable de mettre en place une gestion de standard irréprochable.
Dans cet article nous allons vous expliquer de quoi il s’agit et surtout, ce qu’une entreprise peut en retirer.
Définition de la gestion de standard
Selon les situations, la gestion de standard peut être assurée au sein des locaux de l’entreprise ou bien par un service de standard téléphonique externalisé.
Dans les deux cas, l’objectif de la gestion de standard est de prendre en charge la totalité des appels téléphoniques de l’entreprise. Ce service pourra fournir aux interlocuteurs un appel personnalisé avec une présentation de l’entreprise puis une prise en charge de la demande. Il est indispensable que la personne en charge de répondre au standard ait une parfaite connaissance de l’entreprise, son domaine d’activité, de ses produits ainsi que de son fonctionnement. C’est à l’aide de ces détails que le client pourra être satisfait du service proposé et donc de l’entreprise.
En effet, il est bel et bien prouvé que les clients dont les besoins sont traités rapidement et efficacement, sont plus enclins à faire appel à nouveau à la même entreprise. Cela permet donc de fidéliser les clients.
En fonction des besoins de l’entreprise et de ce que propose l’entreprise de standard téléphonique externalisé, il existera plusieurs possibilités.
Dans un premier temps, la personne en charge du standard téléphonique pourra transférer l’appel au service concerné. SI celui-ci n’est pas disponible, elle pourra prendre en charge la demande du client et la classer en fonction de son importance afin que le service, une fois libre, puisse s’en charger.
Les appels sont donc traités en fonction de leur importance et mis en fil d’attendre. La standardiste pourra aussi gérer l’agenda de l’entreprise et de ses dirigeants, selon ce qui est convenu au moment du contrat.
Ainsi elle pourra prendre des messages, noter des rendez vous et des rappels dans l’agenda.
Les avantages d’une bonne gestion des appels
Si pour des raisons financières ou de ressources humaines, vous ne pouvez avoir une personne en interne qui gère vos appels, vous pourrez faire appel aux services d’une entreprise de standard externalisé.
Comme l’explique le site Mister Goodman, cela présente de nombreux avantages pour chaque entreprise ayant recours à ce type de service.
Avec cette solution, vous êtes assurés que votre gestion de standard est prise en charge par des personnes compétentes ; avec un sens de l’accueil inné mais aussi un sens aigu de l’efficacité et de l’organisation afin que tous les appels soient traités efficacement.
Grâce à cette solution, soyez assurés de satisfaire vos clients et de pouvoir gérer bien mieux l’ensemble des appels de l’entreprise.