Le logiciel de traitement de texte Word s'est durablement imposé au sein des organisations. En effet, cet outil numérique vous permet d'éditer, de modifier et de sauvegarder tous types de documents professionnels, des contrats de travail aux bons de commande de votre entreprise. Toutefois, la signature d'un fichier Word a longtemps nécessité l'impression, puis la transmission d'un document "physique" au signataire. Et si vous passiez enfin à la signature électronique pour dématérialiser l'ensemble de vos échanges ?
Signature numérique : une méthode simplifiée pour authentifier vos documents Word
Véritable produit de la transformation digitale des organisations, le procédé de la signature numérique s'inscrit parfaitement dans l'effort de dématérialisation des échanges. Cette méthode vous permet en effet d'authentifier l'ensemble de vos documents Word, mais aussi de vos fichiers PDF ou encore Sharepoint en toute simplicité. Entièrement sécurisée, la signature numérique repose sur un système de cryptage avancé qui permet de protéger la confidentialité et l'intégrité de vos documents d'entreprise. Un logiciel de signature électronique Word vous permettra donc d'envoyer un document en un clic : son destinataire pourra ensuite valider son identité à l'aide d'un code reçu par SMS, puis signer électroniquement le document concerné.
Signature électronique Word : quels avantages pour votre entreprise ?
La signature numérique de vos documents Word offrira de nombreux avantages à votre organisation. Celle-ci verra ainsi sa productivité augmentée, grâce à la dématérialisation des échanges et à la réduction des délais. Vous avez besoin de faire signer le contrat de travail de votre nouvelle recrue ou bien la facture d'un client important ? Votre outil vous permettra d'authentifier la plupart de vos échanges professionnels en quelques clics. En dotant votre entreprise d'un logiciel signature électronique, vous permettrez donc à l'ensemble de vos collaborateurs de simplifier leurs tâches quotidiennes, de vos équipes commerciales à votre département des ressources humaines. Vous réduirez enfin l'impact environnemental de votre activité tout en réduisant ses coûts, puisque le procédé de la signature numérique vous évitera d'imprimer et d'expédier vos documents d'entreprise.
Signature numérique Word : comment choisir votre outil dédié ?
Pour profiter pleinement des avantages de la signature digitale, vous devrez veiller à vous munir d'un logiciel de qualité. Commencez par vérifier l'agrément de l'éditeur du logiciel concerné : pour disposer d'une valeur juridique équivalente à la signature manuscrite, la signature électronique doit bénéficier d'une certification officielle. Vérifiez également l'étendue de cette certification : vos signatures digitales seront-elles uniquement valables sur le territoire national ou dans toute l'Europe ? Ce critère de choix pourra s'avérer essentiel si vous envisagez d'internationaliser votre activité. Pour bien choisir votre logiciel signature électronique, vous devrez également vous pencher sur les modalités de la prise en main. Votre outil vous offrira-t-il une véritable simplicité d'utilisation ou nécessitera-t-il un effort de formation important au sein de votre organisation ? Enfin, interrogez-vous sur le budget que vous pourrez dédier à l'achat de votre outil, sans oublier de tenir compte des économies que vous réaliserez à long terme en l'utilisant.