La politique de dépense et de remboursement est un ensemble de règles  qui régissent le fonctionnement des flux financiers spécifiques d’une entreprise. Pour les employés, il est parfois difficile de respecter cette politique à cause de certaines contraintes et surtout de la rigueur de gestion que cette dernière impose généralement.  De ce fait, il est tout à fait tentant pour certains salariés de vouloir contourner ces règles en falsifiant les documents pour pouvoir bénéficier de plus de remboursement par rapport à leurs  notes de frais.

La mise en place d’un processus de vérification bien défini est très importante pour la survie de l’entreprise. Bien que souvent isolé, le manque à gagner causé par le contournement des règles ou la falsification des documents est assez énorme. En effet, selon les informations de la plateforme les échos exclusives et celles du capital avec management, le manque à gagner pour les entreprises est environ de 700 euros par an et par salarié.  Cette répartition en termes de falsification se fait notamment avec  plus de  60%  des Français qui gonflent leurs frais de déplacement, 50% qui modifient leurs frais de repas et 43% qui gonflent leurs frais d’hébergement.  

Les causes de la falsification des notes de frais

La majorité des salariés auteurs de la falsification des documents sont généralement motivés par le volet financier. Ainsi, en modifiant ces documents, les salariés recherchent : 

-         À gagner plus d’argent par rapport à un salaire qu’ils considèrent comme dérisoire

-         À se venger d’un manque de considération de la part de l’entreprise

-         À compenser le temps perdu pour la procédure de remboursement et gestion de note de frais.

Types de notes de frais falsifiables

Pour éviter de  se retrouver dans des situations inconfortables pareilles, il est plus qu’important de maîtriser tous les contours et les rouages  concernant la falsification des notes de frais. Ainsi, parmi les documents les plus touchés par ce phénomène malhonnête de  falsification de document nous avons :

-         Les notes de frais restaurant: ici plusieurs cas sont envisageables. Ainsi, le salarié peut se faire inviter au restaurant par le client, mais, ce dernier réfère plutôt cette facture comme note de frais pour être remboursé par son entreprise. Le salarié peut aussi présenter la facture totale à l’entreprise alors que la facture a été payée à moitié par le client.

-         Facture de taxi : dans ce cas, le salarié peut demander une fiche vierge pour indiquer lui-même le faux montant de la prestation du taxi. D’autre part, il peut tout simplement demander à ce dernier d’indiquer une somme plus élevée que le montant réel.

-         Billet de train : l’arnaque ici se passe généralement au niveau du changement du type de ticket. Un employé ayant reçu un billet de train première classe va tout simplement le changer pour avoir un billet de seconde classe afin d’encaisser ainsi le surplus.

-         Billet d’avion : le principe ici est le même que celui appliqué dans la combine du billet de train.  La seule différence ici est le fait que le salarié encaisse une somme d’argent plus juteuse.

-         Facture d’hôtel : il est récurrent pour les simples employés en mission où les hauts cadres de gonfler leurs factures liées à leur hébergement dans un établissement hôtelier.  Pour le faire, rien de plus simple, en échange de quelques pots-de-vin ou de leur fidélité à un hôtel, ces derniers demandent généralement au responsable de ces établissements d’augmenter le prix global des frais de leur séjour au travers   d’un justificatif de dépense.

-         Justificatif des frais kilométrique : la fraude à ce niveau se situe sur la déclaration des frais kilométrique. Il faut tout simplement indiquer une puissance de voiture plus élevée que celle réellement utilisée pour le déplacement. Dans d’autres cas, le salarié peut indiquer qu’il a utilisé une voiture  en lieu et place d’une moto. Il peut également indiquer une distance plus longue que celle qu’il a réellement parcourue.

-         Justificatif du plein d’essence : ayant bien étudié son environnement, le salarié va demander à un de ses proches un justificatif de plein d’essence qui se rapproche le plus de son itinéraire ainsi que d’autres paramètres comme le type de carburant ou le type de véhicule.

-         Ticket de place de parking : pour des communes n’ayant pas encore mis en place des systèmes des horodateurs qui obligent aux usagers d’indiquer le numéro de plaque d’immatriculation, le salarié va tout simplement chercher à se fournir un ticket de parking ou de stationnement pour se faire rembourser. s

-         Cadeaux d’affaires : il est très commode dans le cadre des rencontres d’affaires d’offrir des cadeaux aux clients et fournisseurs pour leur montrer toute la sympathie de l’entreprise. De ce fait, certains cadres abusent de cette approche pour gonfler les prix de ces cadeaux ou tout simplement d’en détourner une partie  pour les offrir à des proches.

-         Taux de change : comme vous pouvez l’imaginer, les voyages à l’étranger présentent de nombreux avantages parmi lesquels le taux de change.   Il sera donc question ici pour le salarié de présenter une facture avec une devise étrangère dont le taux d’échange lui permettra de gagner beaucoup d’argent.  En plus, la langue ne facilite pas toujours la compréhension totale des factures. Cette faille est ainsi utilisée pour justifier des dénominations des prestations et des montants pourtant erronés.

-         Se faire rembourser doublement pour les mêmes frais : ce cas intervient généralement lorsque le responsable de la gestion des notes de frais a à  sa charge des centaines de salariés sans l’assistance d’une bonne politique de gestion informatique. Basé sur l’oubli ou sur le doute,  le salarié fera pression sur le responsable pour bénéficier d’un remboursement d’une note de frais qu’il avait déjà pourtant encaissé par le passé. Pour cela l’entreprise devrait mettre à disposition des ses collaborateurs un logiciel de note de frais. 

-         Création d’une fausse facture : il s’agit ici pour un employé de créer une fausse facture presque identique à une facture conforme pour des dépenses fictives qu’il a n’a jamais eu à effectuer.

Conséquences pour  une entreprise dont les employés modifient les notes de frais

La falsification des notes de frais a de nombreuses conséquences négatives dans la majorité des entreprises.  Ainsi, ces conséquences peuvent être classées en trois grands groupes à savoir : 

-          Conséquence économique : la falsification des notes de frais constitue un véritable manque à gagner pour l’entreprise. En effet, le surplus ajouté de manière frauduleuse et qui sera remis au salarié constitue un trou dans la trésorerie de l’entreprise.

-         Conséquence juridique : les notes de frais frauduleuse et non justifiées peuvent faire l’objet d’un redressement de l’URSSAF en cas de contrôle par l’administration fiscale.

-         Conséquence marketing : une entreprise accusée de fraude qu’elle soit en complicité ou non avec les auteurs de ce délit est une mauvaise image de marque transmise auprès de ses différentes cibles.  Les conséquences peuvent être catastrophiques  au point d'entraîner la faillite de l’entreprise.

L’employé qui est l’auteur de ses falsifications est lui-même exposé à de nombreuses sanctions pouvant aller d’un licenciement sans aucun droit à une indemnité  jusqu’à la poursuite judiciaire si le manque à gagner pour l’entreprise est assez important.